Die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung(eAU) ab 01.01.2023 Was ist zu beachten?

Einen Zettel für mich, einen Zettel für meinen Arbeitgeber und einen für die Krankenkasse. Jeder weiß wovon hier die Rede ist. Diese drei kleinen Bescheide sind notwendig, um sich ordnungsgemäß bei seinem Arbeitgeber krank zu melden. Mit dieser Zettelwirtschaft ist ab dem 01.01.2023 Schluss. Die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung soll den Aufwand des Arbeitnehmers erleichtern und den Prozess weitgehend digitalisieren. Aber was bedeutet die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für die einzelnen Parteien?

Warum wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) eingeführt

Bis Ende letzten Jahres bedeutete eine Krankschreibung, dass man drei gelbe Scheine ausgehändigt bekam. Jeweils einer war für die gesetzliche Krankenkasse des Versicherten, einer für den Arbeitgeber und einer für den Patienten oder die Patientin selbst bestimmt. Vorherrschender Grund für die Umstellung ist es, die Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen zu entlasten. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung stellt nämlich eine lückenlose Dokumentierung bei der jeweiligen Krankenkasse sicher.

Für wen gilt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt vorerst nur für gesetzlich Krankenversicherte. Privatversicherte und Beihilfeberechtigte müssen weiterhin eigeninitiativ die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform beim Arbeitgeber vorlegen.

Wie funktioniert der Prozess der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Entsprechend der bereits bestehenden Vorgehensweise muss der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber über dessen Arbeitsunfähigkeit in Kenntnis setzen.  Hinzu kommt eine geschätzte Ausfalldauer. Anschließend erhält der Arbeitnehmer einen Ausdruck der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für sich selbst, sowie, wenn gewünscht, einen solchen für seinen Arbeitgeber. Bis hierher ist alles wie gehabt. Allerdings wird die Information für die Krankenkasse ab jetzt elektronisch übermittelt. Das heißt, der zuständige Arzt lässt die Daten der jeweiligen Krankenkasse zukommen. Durch eine Anfrage des Arbeitgebers bei der Krankenkasse, gelangt dieser an die Information der Arbeitsunfähigkeit des jeweiligen Mitarbeiters. Hierfür gibt es einen eigens eingerichteten Kommunikationsserver.

Was bedeutet die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Arbeitnehmer?

Mit Beginn des neuen Verfahrens kommen auf den Arbeitnehmer bestimmte Pflichten zu. Es besteht eine Meldepflicht, die sowohl den Beginn als auch die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit umfasst. Eine Arbeitsunfähigkeit, welche drei Kalendertage überdauert, muss  ärztlich festgestellt werden. Allerdings entfällt mit dem neuen Verfahren die Pflicht zur Vorlage einer Bescheinigung beim Arbeitgeber. Dies gilt nicht bei bereits genannten Ausnahmen (s.o.).  

Was bedeutet die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für Arbeitgeber?

Auf Seiten des Arbeitgebers gibt es mehrere Einzelheiten in Verbindung mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu beachten. So hat die jeweilige Krankenkasse eine Meldung zu erstellen, die vor allem folgendes beinhaltet:

• den Namen des Beschäftigten,
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit,
• das Datum der ärztlichen Feststellung,
• die Kennzeichnung als Erst- oder Folgetermin
• eine Angabe, ob es sich beim Grund der Arbeitsunfähigkeit um einen solchen handelt, der sich im Arbeitsumfeld des Beschäftigten ereignet hat

Eine Berechtigung zum Abruf der Daten hat der Arbeitgeber dann, wenn die betroffene Person sowohl gesetzlich krankenversichert als auch zum Zeitpunkt des Eintritts der Arbeitsunfähigkeit zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Beschäftigungsverhältnis besteht.

Der Arbeitgeber steht in der Pflicht, eine wöchentliche Abfrage des Kommunikationsservers vorzunehmen. Die Einsicht der Daten ist erst auf Anfrage des Arbeitgebers möglich.

Welche technischen Voraussetzungen sind notwendig?

Einige technische Voraussetzungen sind für den reibungslosen Datenaustausch notwendig.

Der Informationsaustausch findet über gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder Zeiterfassungssystemen statt. Hat der Arbeitgeber kein solches zur Verfügung, besteht auch die Möglichkeit, systemgeprüfte Ausfüllhilfen zu verwenden (z.B. sv.net).

Informationsmaterial und Ausfüllhilfen kann der Arbeitgeber von verschiedenen Stellen beziehen. Hierzu zählen folgende:

• Von der eigenen Krankenkasse
• Von der Sozialversicherung
• Von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleistern  

Zu den Daten, die der Arbeitgeber ausfüllen muss, zählen folgende:

• Persönliche Daten des Arbeitnehmers: Name, Anschrift, Geburtsdatum und Sozialversicherungsnummer
• Daten zum Arbeitsverhältnis: Beginn- und Enddatum, Arbeitszeitmodell und - umfang,
• Arbeitsunfähigkeitszeitraum

Die Datenübertragung muss den jeweils geltenden Standards des Verfahrens entsprechen.

Welche Regelung gilt bei Krankenhausaufenthalten

Bisher wurde bei einem Krankenhausaufenthalt des Beschäftigten eine „Liegebescheinigung“ durch das Krankenhaus ausgestellt. Ab dem 01. Januar 2023 läuft die Krankmeldung im Falle eines Krankenhausaufenthaltes wie folgt:

Eine Diagnostizierung durch den  behandelnden Arzt erfolgt, sobald der Arbeitnehmer im Krankenhaus behandelt wird. Anschließend stellt der Arzt eine Krankenhausbescheinigung aus, welche den Zeitraum des Aufenthaltes und die Diagnose beinhaltet. Diese muss vom Arbeitnehmer oder in diesem Fall einer ihm nahestehenden Person an den Arbeitgeber übermittelt werden, welcher wiederum die Daten in die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung überträgt. Wenn nötig, muss der Arbeitgeber fehlende Informationen nachtragen (s.o.).

Der behandelnde Arzt überprüft die eAU und setzt zur Bestätigung seine elektronische Unterschrift darunter. In einem weiteren Schritt wird die eAU durch den Arbeitgeber an die Krankenkasse des Arbeitnehmers übermittelt.  

Fazit

Als kurze Zusammenfassung kann man sagen, dass mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ein Prozess eingeführt wird, der spezifische technische Voraussetzungen, sowohl bei Krankenkassen, als auch bei Arbeitgebern verlangt. Dadurch soll aber der Arbeitsaufwand des Arbeitnehmers vereinfacht und die gesamte Prozessabwicklung digitalisiert werden. Bisher sind privat Versicherte noch von der neuen Gesetzgebung ausgenommen. Es bleibt abzuwarten, ob auch hier ein digitalisierter Prozess eingeführt wird.

Über den Autor:

Thomas May

Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachberater für Restrukturierung und Unternehmensplanung (DStV e.V.)

Tel.: +49 7131 72409-0